Данная статья предназначена для руководителей проектов, специализирующихся в различных областях.
Это завершающая часть статьи про Управление проектами. Первая часть здесь, вторая здесь, третья здесь
Контроль в проекте
В данной статье мы будем иметь в виду четыре аспекта контроля: контроль за ходом выполнения проекта, контроль за достижением поставленных целей, контроль планирования, контроль ресурсов.
Говоря о контроле, мы подразумеваем не ряд временных формальных мероприятий, но постоянную деятельность менеджера проекта, направленную на достижение конечного результата – качественное выполнение всех запланированных работ в срок.
Выполнять общий контроль за ходом проекта, особенно большого и сложного, помогают метрики проекта. Метрики – это измеримые (количественные) показатели, которые позволяют нам судить о положении дел в проекте. Их набор может быть разным в зависимости от целей и масштабов выполняемого проекта. Они регулярно измеряются и обновляются на протяжении всего проекта.
Как правило, информация, которую мы получаем, анализируя значения метрик, позволяет нам ответить на следующие вопросы:
- Наблюдаем ли мы в настоящий момент превышение сроков и бюджета проекта, и каков прогноз относительно сроков и бюджета на будущее?
- Насколько полно мы достигаем поставленных целей? Определены ли у нас однозначные критерии достижения поставленных целей? Соответствуют ли эти критерии действительным требованиям к результатам? Не изменялись ли эти критерии в процессе работы над текущими задачами?
- Насколько полно мы утилизируем ресурсы проекта? Нет ли у нас недостатка в ресурсах, и каковы прогнозы относительно потребности в ресурсах на будущее?
- Обеспечиваем ли мы необходимое качество результатов, и как мы можем повысить качество при необходимости?
- Как быстро мы движемся к завершению проекта, и что нужно сделать при необходимости, чтобы завершить проект быстрее?
Все данные, используемые для контроля проекта, собираются на основании анализа выполненных работ, обновленных планов проекта, требований и проектной документации.
Если анализ собранных данных говорит нам о том, что дела в проекте идут хорошо, и отставаний по срокам каких-либо работ не наблюдается, все необходимые ресурсы доступны и не наблюдается существенных расхождений между планом назначения и использования ресурсов в проекте и фактической их утилизацией, это говорит о том, что менеджер проекта блестяще справляется со своими обязанностями (и, кроме того, ему сильно везет). Однако на практике такое встречается крайне редко. Обычно в проекте не хватает ресурсов, отставания по срокам выполнения работ наблюдаются очень часто, а качество полученных результатов не удовлетворяет предъявляемым требованиям. По результатам исследований компании Standish Group, опубликованным в 2011 году, только 32% всех проектов считаются успешно завершенными, 44% выполняются с большими отклонениями от планов, и 24% проектов завершаются полным провалом. Поэтому своевременный и тщательный контроль состояния дел в проекте ‑ одна из ключевых составляющих хорошей работы менеджера проекта.
Контроль в проекте должен выполняться тщательно и с установленной периодичностью. В идеале в проекте, который вошел в фазу активного выполнения запланированных работ, контроль должен осуществляться ежедневно. Для хорошо налаженного проектного контроля можно использовать инструменты планирования и отчетности, позволяющие отслеживать прогресс и результаты работ, регулярные неформальные отчеты участников проекта о выполненной работе и достигнутых результатах, а также инспекции и анализ предъявляемых результатов работы.
Контроль работ должен обязательно выполняться в конце каждой запланированной итерации. Результаты контроля должны явно показывать, удачно ли были спланированы работы на данную итерацию, а также сумели ли мы получить в ее конце ожидаемый результат. На основании этих выводов обычно корректируются дальнейшие проектные планы.
Результаты контроля дают менеджеру проекта ясную картину положения дел, на основе которой менеджер проекта принимает дальнейшие решения. В случае выявления отклонений в проекте (несоблюдения сроков и требований к качеству результатов работ) менеджер проекта обязан спланировать корректирующие действия, которые позволят улучшить ситуацию. Например, в случае серьезного отставания по срокам можно увеличить число ресурсов проекта, а в случае несоблюдения требований к качеству – назначить опытного куратора, который будет помогать участнику проекта добиться желаемого результата. Важно, однако, не только спланировать подобные действия, но и оценить их результат. В случае если желаемого результата не наблюдается, нужно пересмотреть план выхода из сложившейся кризисной ситуации.
Заключение
Планирование, выполнение и контроль – три кита проектного менеджмента. Менеджер проекта должен постоянно помнить об их взаимосвязи и принимать все меры к тому, чтобы не допустить ошибок на всех этапах проекта.
